Schritte
Schritte sind die geordneten Stationen, die ein Ablauf durchläuft. Ein typischer Ablauf rechnet die Tarife, erzeugt das Rechnungsdokument, finalisiert es und liefert es aus — jedes davon ist ein Schritt. In den Details des Ablaufs listet die Karte Invoice flow stages sie auf; mit Add legen Sie einen an.
Die gemeinsamen Einstellungen
Jeder Schritt hat:
- Stage type (Pflicht) — was der Schritt tut (siehe unten).
- Stage (Pflicht) — ein Name für den Schritt.
- Invoice type (Pflicht) — auf welcher Art Rechnung er arbeitet: Proforma, Regular oder Credit. Auf der Karte sind die Schritte nach Rechnungsart gruppiert.
- Manual approval — mit Häkchen pausiert der Ablauf an diesem Schritt, bis jemand freigibt (siehe Einen Ablauf ausführen).
- Previous stage — der Schritt, der vorher laufen muss. So legen Sie die Reihenfolge fest; das Verketten steht unter Fortgeschrittene Schritte.
Die gängigen Schritttypen
Die alltäglichen Schritttypen und ihre Einstellungen:
- Calculate tariffs — wendet die Tarife auf die Quelldaten an und baut daraus die Rechnungspositionen. Sie wählen die tariff source, also welche Tarifgruppentypen verwendet werden. Siehe die Anleitung Tarife.
- Generate content — erzeugt das Rechnungsdokument aus einer Exportvorlage, mit einem Sprachcode nach ISO 639-1. Siehe Datenexport.
- Distribution — verschickt die Rechnung über eine Exportvorlage, mit einem optionalen additional destination und der Option add files, um zugehörige Dateien anzuhängen.
- Finalize invoice — sperrt die Rechnung. Retain invoice date behält das ursprüngliche Datum, statt den Zeitpunkt der Finalisierung zu setzen.
Die übrigen, selteneren Schritttypen (Gutschrift, Prüfung, Nachfassen und Datenschritte) stehen unter Fortgeschrittene Schritte.
Reihenfolge
Legen Sie die Schritte in der Reihenfolge an, in der sie laufen sollen, und verbinden Sie jeden über Previous stage mit seinem Vorgänger. Die Karte zeigt sie gruppiert und eingerückt, sodass die Reihenfolge sichtbar ist.