Verschicken & exportieren
Ist eine Rechnung fertig, verschicken Sie sie an den Debitor oder exportieren sie in Ihr Buchhaltungssystem. Beides läuft über die Schaltfläche export, die es an einer einzelnen Rechnung und für mehrere auf einmal gibt.
Eine einzelne Rechnung verschicken oder exportieren
Nutzen Sie im Detailbildschirm die Schaltfläche export in der Kopfleiste. Sie wählen eine Exportvorlage beziehungsweise einen Dokumenttyp, und der bestimmt, was passiert:
- E-Mail- und Benachrichtigungsvorlagen liefern die Rechnung an die E-Mail-Adressen des Debitors aus. Die Empfänger kommen aus den Debitorendaten der Rechnung.
- Buchhaltungsvorlagen schieben die Rechnung in ein angebundenes System, etwa Exact Online oder SnelStart, sofern diese Schnittstelle eingerichtet ist.
Jeder Versand und Export landet in der Rechnungshistorie, und der Kommunikationsstatus zeigt danach, dass verschickt oder ausgeliefert wurde.
Mehrere Rechnungen auf einmal verschicken
Aus der Übersicht:
- Setzen Sie ein Häkchen bei den Rechnungen, die rausgehen sollen.
- Nutzen Sie die Schaltfläche export in der Symbolleiste und wählen Sie die Vorlage.
SHIPM8 schickt sie nacheinander und meldet, wenn es fertig ist — samt der Rechnungen, bei denen es nicht geklappt hat.
Wenn ein Versand scheitert
Scheitert die Auslieferung, zeigt die Rechnung ein rotes Band communication failed mit einem Link ins Versandprotokoll. Dort sehen Sie, was schiefging, und können es erneut versuchen.
Welche Vorlagen und Buchhaltungsverbindungen es gibt, richtet ein Administrator ein. Fehlt eine erwartete Vorlage oder Schnittstelle, fragen Sie Ihren Administrator. Zur Exact-Online-Verbindung siehe die Anleitung Schnittstellen.