Zum Hauptinhalt springen

Vorlagenkonfiguration

Wenn Sie eine Exportvorlage anlegen oder ändern, stehen im Abschnitt Template configuration optionale Einstellungen, die feinjustieren, wie sich die Vorlage verhält, aussieht und ausgeliefert wird. Eine Vorlage funktioniert, ohne dass Sie hier etwas anfassen — greifen Sie darauf zurück, wenn Sie ein bestimmtes Verhalten brauchen.

Gängige Einstellungen​

  • Default filename / subject — der Dateiname des erzeugten Dokuments oder, bei E-Mail, der Betreff. Über den Code-Builder bauen Sie ihn aus den Feldern des Datensatzes, sodass jede Datei einen sprechenden Namen bekommt.
  • Required fields — Felder, die einen Wert haben müssen, bevor die Vorlage läuft.
  • Multiple support — ob die Vorlage über mehrere ausgewählte Datensätze auf einmal laufen kann und wie die Ausgabe zusammengefasst wird.
  • Message distribution — wie das Ergebnis verschickt wird.
  • Allow edit before sending — lässt den Benutzer das Ergebnis prüfen und anpassen, bevor es rausgeht.
  • Preview state — ob und wie zuerst eine Vorschau erscheint.
  • Include uploaded files — hängt die beim Datensatz liegenden Dateien an die Ausgabe.
  • Included templates — bindet andere Exportvorlagen als Teile dieser Vorlage ein, jeweils mit einem Modus für die Zusammenführung — praktisch für gemeinsame Kopf- und Fußzeilen.

Nur für E-Mail​

Wenn der Dokumenttyp ein E-Mail-Typ ist:

  • Default sender address — die Absenderadresse der E-Mail.
  • Lock sender selection — verhindert, dass Benutzer den Absender ändern (Administratoroption).

Auslieferung und Quelle​

  • Distribution service subscription — bindet die Vorlage an eine bestimmte eingerichtete Verbindung für die Auslieferung.
  • Source file — eine Basisdatei hochladen, etwa eine Word- oder Excel-Vorlage, auf der die Ausgabe aufbaut. Hier laden Sie sie herunter, tauschen sie aus oder entfernen sie.
  • Background job — führt den Export bei großen Aufträgen im Hintergrund aus.

Erweiterte Optionen​

Weiter unten stehen die tiefsten, technischsten Einstellungen — Sichtbarkeitsbedingungen, Adresszuordnung, Anhänge über Datei-IDs, Filter, optionale Auslieferungsregeln und erforderliche Daten. Sie bestimmen genau, welche Daten die Vorlage sieht und auf welchen Datensätzen sie läuft.

Jede davon ist auf einer eigenen Seite beschrieben: Erweiterte Optionen. Im Zweifel lassen Sie sie, wie sie sind, oder fragen Ihren Administrator.

tip

Setzen Sie Default filename / subject, auch wenn Sie hier sonst nichts anrühren — eine Kleinigkeit, die die erzeugten Dateien sehr viel leichter wiedererkennbar macht.