Abonnementen — de basis
Een abonnement is de manier waarop SHIPM8 zegt: "als dit gebeurt, doe dan dat". Het luistert naar iets wat er in de app gebeurt — een event — en voert dan automatisch een of meer acties uit, zonder dat iemand op een knop hoeft te klikken.
Abonnementen zijn onderdeel van de event handler: het achtergrondmechanisme dat die events door SHIPM8 heen vervoert. U hoort beide namen voor hetzelfde — de event handler is de machinerie, een abonnement is één regel die u daarop instelt.
Open het via Zijbalk → Beheer → Data export → Abonnementen. Heeft uw account ook het recht Manage events, dan toont de Beheer-pagina een aparte kaart Event handler met dezelfde link.
Waar het voor is
Dingen die mensen doorgaans met een abonnement automatiseren:
- Een factuur naar het boekhoudsysteem sturen zodra die definitief is.
- Een bevestiging naar de klant mailen als een record een bepaalde status bereikt.
- Automatisch een veld op een record vullen als een gerelateerd record wijzigt.
- Een facturatiestroom starten als een klus is afgerond.
- Gegevens binnenhalen uit een extern systeem dat een webhook verstuurt.
- Een beheerder per e-mail waarschuwen dat er iets is gebeurd, zodat u het in de gaten kunt houden.
De drie onderdelen van een abonnement
Elk abonnement bestaat uit dezelfde drie onderdelen:
- Het event — wanneer het moet draaien. U benoemt het event met een trigger
identificatie (een korte code zoals
$invoicing_invoice_finalized) en een triggertype. Zie Eventtypen voor de volledige lijst waarop u zich kunt abonneren. - De voorwaarden — of het deze keer moet draaien. Optioneel. Voorwaarden kijken naar de gegevens die met het event zijn meegekomen en laten het abonnement alleen doorgaan als eraan is voldaan. Zie Voorwaarden.
- De acties — wat er moet gebeuren. Eén abonnement kan meerdere acties hebben, elk met zijn eigen type en instellingen. Zie Event acties en Actietypen.
Hoe het draait
Het helpt om te weten dat dit alles op de achtergrond gebeurt:
- Er gebeurt iets in SHIPM8 — een record wordt opgeslagen, een factuur wordt definitief, een document wordt verstuurd.
- SHIPM8 stuurt een eventbericht dat de gegevens van het record met zich meedraagt.
- De event handler zoekt naar abonnementen in uw organisatie die bij dat event passen.
- Voor elke match worden de voorwaarden gecontroleerd. Zijn die niet vervuld, dan gebeurt er niets.
- Zijn ze dat wel, dan draaien de acties van het abonnement, de een na de ander.
Omdat het een achtergrondproces is, houdt een actie de persoon die het event veroorzaakte niet op — die werkt gewoon door terwijl de automatisering loopt. Meestal is het een zaak van seconden, maar het is niet direct, en de volgorde waarin twee losse abonnementen draaien staat niet vast.
Alle acties van een abonnement worden geprobeerd. Faalt er één, dan draaien de overige alsnog — de fout wordt vastgelegd in het uitvoeringslogboek in plaats van de rest af te breken. Zie Monitoren en problemen oplossen.
Wat u kunt doen
- Een abonnement zoeken — bestaande abonnementen zoeken en openen.
- Een abonnement aanmaken — het event, de naam en de periode waarin het actief is.
- Voorwaarden — beperken wanneer het abonnement moet draaien.
- Event acties — de acties toevoegen, wijzigen en verwijderen.
- Actietypen — wat elk soort actie doet.
- Events aan elkaar koppelen — het resultaat van een actie het volgende abonnement laten starten.
- Eventtypen — het overzicht van alles waarop u zich kunt abonneren, per gebied.
- Monitoren en problemen oplossen — controleren of het werkte, en wat te doen als dat niet zo is.
Dit is een beheerdersgebied. Om het scherm te kunnen openen hebt u het recht Service connections nodig, en dat geldt ook voor een abonnement aanmaken of wijzigen. De extra kaart Event handler op de Beheer-pagina verschijnt alleen met het recht Manage events. Ziet u Abonnementen niet onder Beheer, vraag dan uw beheerder.
Een aantal knoppen — Save, New, Add, Edit, Search — staat in het Engels, ook als de app op Nederlands staat. Deze handleiding gebruikt die Engelse labels zodat ze overeenkomen met uw scherm.
Trigger identificaties, veldpaden en actie-instellingen zijn exacte, technische waarden. Stelt u uw eerste abonnement in, dan is het veel sneller om te schetsen wat u wilt laten gebeuren en SHIPM8 support de codes samen met u te laten invullen dan ernaar te gokken.