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Aktionstypen

Jede Ereignisaktion hat einen Typ. Er bestimmt, was sie tatsächlich tut und welche Einstellungen sie verlangt. Es gibt acht davon, und diese Seite erklärt jeden in einfachen Worten. Welche Werte konkret in die Felder gehören, hängt von Ihrer Einrichtung ab — das klären Sie am besten mit dem SHIPM8-Support.

Zwei Einstellungen tauchen bei den meisten Typen auf, deshalb einmal vorweg:

  • Content module und Content type — zusammen sagen sie, mit welcher Art Datensatz die Aktion arbeitet. Es sind dieselben internen Codes wie im Datenexport und bei den eigenen Daten, etwa das Modul Ihrer eigenen Objekte oder der Code eines externen Systems wie Exact Online.
  • Object id path — wo in den Ereignisdaten die ID des Datensatzes steht, auf den sich die Aktion bezieht. Das Ereignis trägt einen ganzen Datensatz mit sich; dieser Pfad sagt der Aktion, welcher Teil davon ihn identifiziert. Er kann auf eine ID zeigen oder auf eine Liste.

Admin notification​

Verschickt eine E-Mail. Betreff und Text sind Vorlagen, können also Werte aus dem Ereignis übernehmen — „Rechnung 2026-0142 für Acme wurde final“.

Einstellungen: Subject, Body, To address.

Gut, um etwas im Blick zu behalten — und vor allem, um beim Bauen eines Abonnements zu sehen, was ein Ereignis tatsächlich enthält: Schicken Sie sich das rohe Ereignis, lesen Sie es und schreiben Sie Ihre Bedingungen und Pfade dann gegen das, was wirklich ankam.

note

Das ist der einzige Aktionstyp, der Ihre Daten nicht anfasst — also der, mit dem sich gefahrlos experimentieren lässt.

Content distribution export​

Übergibt einen Datensatz an einen Export. Die Aktion sucht den Datensatz über seine ID und schickt ihn durch den Datenexport — so bringt SHIPM8 Daten in Buchhaltungssysteme und andere externe Dienste. Das ist die Aktion hinter „wenn eine Rechnung final wird, schick sie an Exact Online“.

Einstellungen: Content module, Content type, Object id path, Search fields path und Required data.

  • Search fields path — optional. Wo in den Ereignisdaten Suchkriterien stehen, die mitgekommen sind, statt einer Datensatz-ID.
  • Required data — optional. Eine Liste mit zusätzlichen, verwandten Daten, die der Export braucht, etwa der Kunde hinter einer Rechnung. Jeder Eintrag hat einen Mapping-Key, ein Feld und einen Satz angeforderter Felder und kann eigene Kinder und Filter haben. Das entspricht den erforderlichen Daten im Datenexport.

Content distribution export additional data​

Dieselbe Idee, aber für Ereignisse, hinter denen kein gespeicherter Datensatz steht. Statt einen Datensatz über die ID zu suchen, reicht diese Variante die Ereignisdaten direkt in den Export. Das nehmen Sie für eingehende Webhooks und andere Ereignisse, die ihre Nutzdaten selbst mitbringen.

Einstellungen: Content module, Content type, Search fields path, Search fields und Required data.

  • Search fields — anders als beim einfachen Export legen Sie hier Suchkriterien von Hand fest: Feldname, Operator, Wert und ob in eigenen Inhalten gesucht wird. Damit finden Sie aus dem, was das externe System geschickt hat, den passenden Datensatz in SHIPM8.

Content distribution distribute​

Erzeugt ein Dokument und liefert es aus. Während export Daten an einen Dienst übergibt, führt distribute eine Exportvorlage aus und verschickt das Ergebnis — ein PDF, eine E-Mail, eine Nachricht an ein angebundenes System.

Einstellungen: Content module, Content type, Object id path, Template id.

Template id ist die numerische ID der Exportvorlage. Sie finden sie an der Vorlage selbst, siehe Datenexport.

Content distribution distribute notification​

Distribute, plus Nachricht und Empfänger. Nehmen Sie das, wenn die Automatisierung an bestimmte Personen schicken soll, statt den Versandeinstellungen der Vorlage zu folgen.

Einstellungen: alles aus distribute, dazu Subject, Body, Distribution source data und eine Liste von Recipients.

  • Subject und Body sind Vorlagen, können also Werte aus dem Ereignis übernehmen.
  • Distribution source data entscheidet, welche Daten mit der Nachricht mitgehen:
    • None — keine Zusatzdaten.
    • Only event data — der Datensatz, um den es ging. Der Normalfall.
    • Only original data — der Datensatz, wie er vor der Änderung war.
    • Queue message — alles, samt beiden Fassungen und dem Zeitstempel.
  • Jeder Recipient hat eine Address, einen Display name, einen Document type und einen Distribution service (wie ausgeliefert wird — per E-Mail oder über einen angebundenen Dienst).

Content distribution import​

Holt Daten nach SHIPM8. Die Aktion nimmt die Ereignisdaten und schickt sie durch eine Importdefinition, die die eingehenden Felder auf SHIPM8-Datensätze abbildet. Das Gegenstück zum export: meist zusammen mit einem eingehenden Webhook, wenn ein externes System eine Änderung schickt und Sie sie speichern wollen.

Einstellungen: Import definition code (der Code der auszuführenden Importdefinition) und Source type (aus welcher Art Quelle die Daten kamen).

Custom content update​

Schreibt Werte in die Felder eines Datensatzes. Die Aktion findet den Datensatz und setzt ein oder mehrere Felder.

Einstellungen: Content module, Content type, Object id path und Fields to update.

Jeder Eintrag unter Fields to update ist ein Paar:

  • Field — in welches Feld geschrieben wird.
  • Value — was geschrieben wird. Das ist eine Vorlage, also entweder ein fester Wert oder etwas aus dem Ereignis Gebautes, etwa eine Nummer aus dem geänderten Datensatz.

Gut für Automatisierungen im Sinne von Buchführung: einen Status stempeln, eine Referenz übernehmen, einen Datensatz als erledigt markieren. Ein Feld mit leerem Ergebnis wird übersprungen, nicht geleert.

Achtung, Schleife

Einen Datensatz zu ändern erzeugt selbst ein Änderungsereignis. Aktualisiert ein Abonnement auf …_update dieselbe Art Datensatz, kann es sich selbst erneut auslösen. Sorgen Sie mit Bedingungen dafür, dass die Aktion nur einmal greifen kann.

Invoice flow execution​

Startet einen Rechnungsablauf. Die Ereignisdaten gehen als Quelldaten an den Ablauf, sodass er daraus Rechnungen bauen kann.

Einstellung: Flow system code — der System code des auszuführenden Rechnungsablaufs, zu finden am Ablauf selbst unter Rechnungsabläufe.

Gut für „wenn der Auftrag fertig ist, stell ihn in Rechnung“: Das Ereignis meldet die Arbeit als erledigt, der Ablauf macht eine Rechnung daraus. Der Lauf erscheint in der Ausführungshistorie des Rechnungsablaufs, gekennzeichnet als von einem Abonnement gestartet.